Investor

The latest investor relations information

Good Corporate Governance

The article below is in Bahasa Indonesia, pursuant to Bapepam-LK Regulation No.Kep-643/BL/2012, dated 7 December 2012.

KOMITE AUDIT

Komite Audit adalah Komite yang dibentuk oleh Dewan Komisaris dalam menjalankan fungsi pengawasan terhadap kinerja Direksi dan Tim Manajemen sesuai dengan prinsip-prinsip GCG. Pembentukan Komite Audit telah memenuhi semua peraturan Bapepam-LK.

  • Dasar Pembentukan Perseroan membentuk Komite Audit sebagai bentuk kepatuhan terhadap Peraturan Bapepam-LK No. IX.I.5. Selain itu, pembentukan Komite Audit sesuai dengan keputusan Ketua Bapepam Nomor Kep-29/PM/2004 jo No. Kep-643/BL/2012 tentang Komite Audit dan keputusan Direksi Bursa Efek Jakarta No Kep-305/BEJ/07-2004.
  • Struktur dan Keanggotaan Susunan anggota Komite Audit adalah sebagai berikut:1.Mien Sugandhi (Ketua)2.Wahyu Septiana (Anggota)3.Imam Sugiarto (Anggota)Piagam Komite Audit yang disahkan pada tanggal 24 Oktober 2012, menguraikan pendekatan umum dan tugas-tugas yang harus dilaksanakan Komite Audit. Pada tahun 2014 terdapat perubahan komposisi Komite Audit berdasarkan Berita Acara Rapat Dewan Komisaris PT Mitra Adiperkasa Tbk tanggal 14 Juli 2014.
  • Profil Komite Audit 1.Ibu Mien Sugandhi (Ketua)Lahir pada 6 Oktober 1934. Menjabat sebagai Presiden Komisaris Perusahaan sejak tahun 2004, sekaligus sebagai Komisaris Independen sejak Juni 2005. Saat ini juga menjabat sebagai Komisaris Utama di Panen Lestari Internusa sejak tahun 2001. Gelar Doktor diraihnya dari Northern California Global University, Amerika Serikat pada tahun 2001 dan mengikuti pendidikan Kursus Singkat Angkatan (KSA) XI Lembaga Pertahanan Nasional (Lemhanas) pada tahun 2003.2.Bapak Wahyu Septiana (Anggota)Lahir pada 11 September 1960. Memperoleh gelar Diploma di bidang Akutansi dari Sekolah Tinggi Akuntansi Negara pada tahun 1988. Sejak tahun 2012 menjadi anggota Komite Audit Perusahaan.3.Bapak Imam Sugiarto (Anggota)Lahir pada 15 Juli 1959, beliau meraih Diploma di bidang Akuntansi pada tahun 1988. Sejak tahun 2014 menjabat sebagai anggota Komite Audit Perusahaan.

Code of Conduct

Maintaining high standards of ethical and legal conduct is central to MAP’s success. All staff of MAP are expected to comply with applicable legislation as well as internal rules which are laid down in our code of conduct. First implemented in 2001, our code of conduct sets forth the standards and expectation that all staff must fulfil at work. It also serves as a guide to the way we conduct our business and forms the basis for decisions we take every day at MAP.

Culture of respect and equal opportunity MAP is committed to promoting and maintaining a culture of respect and equal opportunity. We do not discriminate on the basis of gender, religion, race, national or ethnic origin, cultural background, social group, disability or illness, marital status, age or political opinion. Decisions pertaining to recruitment, promotions and other related areas are based solely on staff’s qualifications and merit.

Confidentiality Everyone at MAP is expected to protect sensitive information by taking steps to maintain confidentiality, in order to prevent inappropriate disclosure.

Safe and healthy environment MAP makes a conscious effort to ensure that our work environment and practices are safe, healthy and environmentally sound. Everyone at MAP is expected to act in full compliance with applicable safety, health and environment legislations.

Use of company’s assets MAP provides the tools necessary to perform jobs. These tools are property of MAP and must not be used for personal interest.

Integrity At MAP, we always follow legislation and reasonable business practices. We act at arm’s length and adhere to the highest standards of integrity and transparency. We avoid conflicts of interest, and always put the interest of MAP ahead of other personal and business interests.

Commitment to environmental responsibility We are committed to environmental responsibility and takes steps to reinforce this commitment through environmental-responsible practices.

Risks & how we manage

MAP is subject to a variety of risks. It is crucial for the company to identify and control these risks to optimize shareholder value and ensure that a proper system of checks and balances is in place to effectively manage the risks without inhibiting business flexibility and operation.

Set forth below are the major risk factors associated with the Company. Additional risks not presently known to the Company, or currently deemed less material, may also have an adverse effect on the business.

Economic Risks

MAP’s operation is highly susceptible to the state of domestic, regional and global economic conditions. Changes in consumer confidence and the health of the economy may have a material adverse effect on our business in many ways, including slowing demand for our products and ultimately, our financial performance.

   

To mitigate exposures to such risks, external economic outlook is carefully considered and continuously monitored when developing strategies. We have a planning and management review process (including periodic monitoring of budgets and expenditures) to respond to changes in economic conditions.

Political & Social Risks

MAP may be impacted by political and social changes, increased scrutiny by authorities and political developments relevant to the retail sector. The Company tries to anticipate and contribute to important changes in public policy and has specified insurance policies as well as crisis management processes involving our CEO and senior management team to respond to emergencies and/or catastrophic events. Apart from covering operational risks pertaining to health and safety of employees and customers, the company is also protected by public liability insurance coverage. The Company is also covered up to a certain limit for possible business interruption.

Regulatory Risks

Our business and the retail sector as a whole are subject to a wide array of laws and regulations. Significant legislative changes and failure to comply with applicable laws and regulations could adversely affect our financial performance and operations.

However, the Company continuously monitors legal and regulatory compliance. We also regularly participate in discussions with regulatory authorities as well as the industry to provide feedback on regulatory reforms and developments in the retail industry.

Competitive Risks

The Company engages in intense competition with other retail companies. If we are unable to positively differentiate ourselves from other retailers, our results of operations could be adversely affected. To circumvent competition, we create an attractive value proposition through a careful combination of price, product assortment, convenience, customer service and marketing efforts. We also continue to invest heavily in innovation and technologies to build customer satisfaction and loyalty, providing many compelling reasons to shop with MAP.

New Business Risks

As part of our aggressive growth strategy, a substantial part of our business is dependent on our ability to invest in new growth areas to create new revenue streams, and make trend-right decisions. Failure to predict constantly changing consumer preferences, spending patterns and other lifestyle decisions may lead to deterioration in our financial results. There are no guarantee that the Company will achieve success in all new ventures. However, to mitigate risks, we conduct market feasibility studies before acquiring new brands or venturing into new cities or malls.

Partnership Relations Risks

While we do not own many of the brands in our portfolio, MAP plays a highly significant role and much of our success depends on the relationship we uphold with principals as well as the strength and popularity of the respective brands.

Either with the brand, or with its principal, there is no assurance that the Company will be able to maintain these relationships. To address the possible risks of principal’s termination or failure to renew existing contracts, we set out a clearly defined partnership strategy – while improving relations with our brands’ principals.

Financial Risks

The principal financial risks faced by the Company include changes in foreign currency, interest rate, market liquidity/funding, and access to financing resources. To hedge exposure to these risks, the Company established policies, guidelines and control procedures to manage and report exposure to such risks.

Litigation

We face risks of litigation and regulatory investigation and actions by regulators or private parties in connection with our operations. Any substantial legal liability or regulatory action could have a material adverse effect on our business, results of operations, financial condition, cash flows, reputation and credibility. To protect the Company from these risks, MAP takes great care in complying with regulations. The Company has also put in place contract policies to manage contractual agreements with principals, vendors, third party strategic partners and customers.

WHISTLEBLOWING SYSTEM

Whistleblowing System is a mean of communication that handles complaints in a responsive, transparent, safe and responsible manner, which guarantees the confidentiality and security of the whistleblower in conveying allegations of irregularity or breach of Company policy and provision. The system is a fairly reliable method and a key tool in our efforts to uphold the implementation of good corporate governance. The company has implemented the Whisteblowing system since October 2010.

Whistleblower is an employee or other individual associated with MAP who in good faith reports what they believe to be a breach of Company policy.

The company recognizes that the success of the whistleblowing system is determined by several factors, namely the commitment of management, dissemination, understanding and acceptance of all employees as well as a tangible follow-up. The Company has executed all of the success factors flawlessly to date.

The Company’s philosophy in the implementation of whistleblowing system is: “Everyone associated with the Company are required to oversee and take responsibility of themselves and their surroundings.”

Ethical reporting standards applicable in this system are as follows:

  1. Any complaint or disclosure on any allegation should be informed through facilities that have been provided, e.g. telephone, SMS, BBM, e-mail and snail mail addressed to the Hotline Service
  2. The whistleblower should provide a sufficient identity information which includes: name, address and employee ID (specifically for employees of the Company)
  3. The whistleblower must provide a telephone number at which he or she can be contacted
  4. The whistleblower must fill in and submit the whistleblowing form for administration purposes
  5. During the investigation process, confidentiality, presumption of innocence and professionalism must be prioritized
  6. Confidentiality of whistleblower’s identity is guaranteed by the Company

Several key aspects in implementing the Company’s whistleblowing system include:

  1. StructureBased on management discussionIn accordance with the Law on Witness and Victim Protection (Law No. 13/2006).Policy: Whistleblowing process, information that can be accepted and be accounted for, follow-up action, confidentiality and protection of whistleblower.
  2. ProcessMonitor technical implementationUtilize a tool for assisting preliminary analysis of informationMaintain records or documentation of all complaints received Expertise to receive and examine a reportPeriodically assess the effectiveness of the whistleblowing system
  3. PeopleCompliance to ethical reporting standardsConduct socialization to encourage the realization of an ethical and responsible culture in the workplaceBuild whistleblower’s trust in the process

Process for dealing with whistleblowing disclosures are as follows:

  1. Manager and/or General Manager of Internal Audit receive complaints or disclosure from the whistleblower through the hotline service (telephone, SMS, BBM, e-mail and mail).
  2. Manager and/or General Manager of Internal Audit and team carry out investigation to find evidence and conduct interrogations to obtain written acknowledgement from the related parties.
  3. The Internal Audit Unit will produce a report of investigation result for complaints that are proven true, by attaching the evidence and statements from the parties concerned. As for complaints that have not been proven, implementation of audit will be terminated or put on hold pending further information from the whistleblower.
  4. Report of the investigation result will be submitted to the Industrial Relation Department for further follow-up.
  5. The Industrial Relation Department will then – alone or together with the Case Centre Department – initiate disciplinary action against the wrongdoer, including hand over to the police authority if deemed necessary.

PEDOMAN DAN TATA TERTIB KERJA DEWAN KOMISARIS DAN DIREKSI

Dewan Komisaris

  1. Etika Kerja Dewan Komisaris dipilih dan diangkat oleh Rapat Umum Pemegang Saham dan oleh karenanya mewakili  kepentingan pemegang saham untuk mengawasi kebijakan Direksi dalam menjalankan Perusahaan, memberikan nasehat kepada Direksi, dan memastikan terselenggaranya pelaksanaan GCG dalam setiap kegiatan usaha Perusahaan pada seluruh tingkatan dan jenjang organisasi. Dalam melakukan pengawasan, Dewan Komisaris tidak terlibat dalam pengambilan keputusan kegiatan operasional Perusahaan, kecuali hal-hal yang diatur oleh Anggaran Dasar Perusahaan atau Peraturan Perundangan yang berlaku serta tidak meniadakan tanggung jawab Direksi atas pelaksanaan kepengurusan Perusahaan. Dewan Komisaris wajib melaksanakan tugas dan tanggung jawab secara independen dan dalam rangka mendukung efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya tersebut wajib membentuk komite penunjang yang anggotanya berasal dari pihak independen. Keberadaan Komisaris Independen dan pihak independen dimaksudkan dapat menciptakan check and balance, menghindari benturan kepentingan (conflict of interest) dalam pelaksanaan tugasnya serta melindungi kepentingan Stakeholders khususnya pemilik dana dan pemegang saham minoritas.
  2. Waktu Kerja Dewan Komisaris wajib menyediakan waktu yang cukup untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara optimal. Indikator berdasarkan kehadiran yang bersangkutan sesuai waktu kerja yang telah ditetapkan serta tingkat kehadiran yang bersangkutan dalam rapat.
  3. Pengaturan Rapat
    1. Penyelengaraan Rapat
      1. Dewan Komisaris wajib mengadakan rapat bersama Direksi secara berkala paling kurang 1 (satu) kali dalam 4 (empat) bulan
      2. Dewan Komisaris wajib mengadakan rapat paling kurang 1 (satu) kali dalam 2 (dua) bulan
      3. Rapat Dewan Komisaris dapat dilangsungkan apabila dihadiri mayoritas dari seluruh Anggota Dewan Komisaris. Kehadiran secara fisik seluruh Anggota Dewan Komisaris diutamakan dalam rangka evaluasi/penetapan kebijakan strategis dan evaluasi realisasi rencana bisnis Perusahaan.
      4. Kehadiran Anggota Dewan Komisaris dalam rapat wajib diungkapkan dalam laporan tahunan Perusahaan.
      5. Dalam hal Anggota Dewan Komisaris tidak dapat menghadiri rapat secara fisik, maka dapat menghadiri rapat melalui teknologi telekonferensi, dengan melengkapi:
        1. Dasar keputusan penyelenggaraan rapat dengan menggunakan teknologi telekonferensi;
        2. Bukti rekaman penyelenggaraan rapat;
        3. Risalah rapat ditandatangani oleh seluruh peserta yang hadir secara fisik maupun melalui teknologi telekonferensi.
      6. Dewan Komisaris harus menjadwalkan rapat Dewan Komisaris untuk tahun berikutnya sebelum berakhirnya tahun buku.
    2. Tempat Rapat Rapat Dewan Komisaris dapat diadakan di tempat kedudukan Perusahaan atau tempat kegiatan usaha utama Perusahaan.
    3. Permintaan dan Pemanggilan Rapat
      1. Yang dapat meminta diadakan Rapat Komisaris adalah :
        1. Komisaris Utama.
        2. 2 (dua) orang atau lebih Anggota Dewan Komisaris.
        3. Usul dari Rapat Direksi.
      2. Pemanggilan Rapat Dewan Komisaris dilakukan melalui undangan rapat yang ditanda tangani oleh Komisaris Utama atau jika berhalangan karena sebab apapun undangan rapat dapat ditandatangani oleh Anggota Dewan Komisaris lainnya.
      3. Undangan rapat dibuat oleh Corporate Secretary yang berisi antara lain :
        1. Agenda Rapat;
        2. Tanggal dan Waktu;
        3. Tempat dan Penyelenggaraan Rapat.
      4. Pengiriman undangan rapat kepada setiap Anggota Dewan Komisaris dapat disampaikan secara langsung (fax, email) maupun dengan surat tertulis dengan mendapat tanda terima/konfirmasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan. Tanda terima/konfirmasi undangan rapat tersebut disimpan/dicatat dengan baik oleh Corporate Secretary.
      5. Rapat Dewan Komisaris dapat dilaksanakan walaupun Komisaris Utama tidak hadir yang tidak perlu dibuktikan dengan suatu surat tertulis, namun dengan syarat Anggota Dewan Komisaris yang hadir minimal ½ (satu per dua) bagian dari seluruh Anggota Dewan Komisaris yang sedang menjabat.
      6. Rapat Dewan komisaris dapat dilakukan tanpa pemanggilan terlebih dahulu (dengan undangan rapat) dan dapat diadakan dimanapun juga serta berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat apabila semua Anggota Dewan Komisaris hadir atau diwakili berdasarkan surat kuasa kepada Anggota Dewan Komisaris lainnya.
      7. Agenda rapat ditetapkan berdasarkan hal-hal yang akan diajukan oleh pengaju rapat (Dewan Komisaris, Direksi, atau Pemegang Saham).
    4. Persiapan Pelaksanaan rapat
      1. Corporate Secretary harus mempersiapkan peralatan yang diperlukan dalam Rapat Dewan Komisaris antara lain :
        1. Materi presentasi (soft copy dan hard copy)
        2. Perlengkapan komputer, infocus, laser pointer, dll.
      2. Apabila Agenda Rapat berasal dari permintaan Direksi, maka Direksi harus menyampaikan Usulan Agenda Rapat secara tertulis dan ditandatangani oleh Direksi terkait untuk diserahkan kepada Corporate Secretary.
      3. Apabila pengaju rapat membatalkan rapat, maka pembatalan tersebut harus diberitahukan kepada Corporate Secretary secara tertulis 2 (dua) hari kerja sebelum rapat diselenggarakan.
      4. Corporate Secretary dapat bertindak sebagai Notulis dalam rapat.
      5. Selain Anggota Dewan Komisaris, Notulis, dan undangan yang namanya tercantum dalam Undangan Rapat, staf/Pejabat lain tidak diperbolehkan untuk masuk ke dalam ruangan rapat kecuali atas persetujuan peserta rapat.
    5. Pelaksanaan Rapat
      1. Rapat dipimpin oleh Komisaris Utama. Apabila Komisaris Utama berhalangan, maka dapat digantikan oleh seorang Anggota Dewan Komisaris yang dipilih dari Anggota Dewan Komisaris yang hadir.
      2. Apabila terdapat hal mendesak sehingga ada staf/pejabat yang harus menemui Anggota Dewan Komisaris yang sedang rapat, maka staf/pejabat tersebut harus meminta ijin terlebih dahulu melalui Corporate Secretary.
      3. Apabila terdapat Unit Kerja yang akan melakukan presentasi sesuai agenda rapat, maka Direktur dari Unit Kerja tersebut harus hadir pada saat presentasi. Apabila Direktur terkait berhalangan hadir, maka dapat digantikan oleh Direktur Pengganti (Alternate Director).
      4. Apabila terdapat agenda tambahan yang akan dipresentasikan, yang sebelumnya tidak tercantum dalam agenda rapat, maka harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Dewan Komisaris yang hadir dan hasil keputusannya harus dimasukkan ke dalam risalah rapat.
    6. Pengambilan Keputusan Rapat
      1. Pengambilan keputusan rapat Dewan Komisaris dilakukan berdasarkan musyawarah mufakat.
      2. Rapat Dewan Komisaris adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat apabila lebih dari ½ (satu per dua) dari jumlah Anggota Dewan Komisaris hadir atau diwakili dalam rapat.
      3. Dalam hal tidak terjadi musyawarah mufakat, pengambilan keputusan dilakukan berdasarkan suara terbanyak. Keputusan rapat Komisaris diambil secara sah apabila disetujui oleh lebih dari 50% (lima puluh persen) dari jumlah Anggota yang hadir dan/atau diwakili dalam rapat. Apabila suara yang setuju dan tidak setuju berimbang, maka usul dianggap ditolak.
      4. Segala keputusan rapat Dewan Komisaris yang dilakukan, bersifat mengikat bagi seluruh Anggota Dewan Komisaris.
      5. Setiap Anggota Dewan Komisaris yang hadir berhak mengeluarkan 1 (satu) suara dan tambahan 1 (satu) suara untuk setiap Anggota Dewan Komisaris lain yang diwakilinya berdasarkan surat kuasa. Setiap Anggota Dewan Komisaris yang mempunyai benturan kepentingan tidak boleh ikut dalam pengambilan suara.
      6. Setiap Anggota Dewan Komisaris dapat menyatakan perbedaan pendapat (dissenting opinions) dalam rapat dengan memberikan alasan perbedaan pendapat tersebut secara jelas.
      7. Pemungutan suara mengenai diri orang dilakukan dengan surat suara tertutup tanpa tanda tangan.
      8. Dewan Komisaris dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan rapat Dewan Komisaris, dengan ketentuan semua Anggota Dewan Komisaris telah diberitahu secara tertulis dan semua Anggota Komisaris memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan secara tertulis dengan menandatangani persetujuan tersebut. Keputusan yang diambil dengan cara di atas mempunyai kekuatan yang sama dengan cara keputusan yang diambil dengan sah dalam rapat Dewan Komisaris.
    7. Risalah Rapat
      1. Setiap hasil rapat Dewan Komisaris wajib dituangkan dalam risalah rapat dan didokumentasikan secara baik, termasuk adanya perbedaan pendapat (dissenting opinions) dengan mencantumkan alasan perbedaan pendapatnya secara jelas.
      2. Risalah rapat harus dibuat maksimum 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan rapat Dewan Komisaris.
      3. Risalah rapat Dewan Komisaris harus ditanda tangani oleh ketua rapat dan salah seorang Anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk untuk maksud tersebut pada rapat Komisaris.
      4. Salinan risalah rapat yang telah ditandatangani harus didistribusikan kepada seluruh Anggota Dewan Komisaris dengan amplop tertutup dan diberi catatan “Confidential“. Setiap Anggota Dewan Komisaris diberi kesempatan menyampaikan keberatan dan atau usulan perbaikan selambat-lambatnya dalam waktu 10 (sepuluh) hari sejak tanggal pengiriman.
      5. Corporate Secretary harus menyimpan risalah rapat asli secara tertib dalam kumpulan tahunan (hard copy dan soft copy).

Direksi

  1. Etika Kerja Dewan Direksi merupakan lembaga kolektif yang bertanggung jawab penuh atas pengurusan perseroan untuk kepentingan dan tujuan perseroan serta mewakili perseroan baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai Anggaran Dasar Perseroan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam melaksanakan kepengurusan Perusahaan, setiap Anggota Direksi dilarang memberikan kuasa umum kepada pihak lain yang mengakibatkan pengalihan tugas dan fungsi Direksi serta wajib melaksanakan prinsip-prinsip GCG dalam setiap kegiatan usaha Perusahaan pada seluruh tingkatan atau jenjang organisasi, dengan membentuk satuan-satuan kerja yang dibutuhkan. Direksi wajib mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada pemegang saham melalui Rapat Umum Pemegang Saham dengan komitmen, apabila terbukti melakukan kesalahan yang menimbulkan kerugian adalah menjadi tanggung jawab penuh secara pribadi.
  2. Waktu Kerja Direksi pada prinsipnya berkomitmen menyediakan waktu kerja secara maksimal sehari-hari guna melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya mengelola Perseroan.
  3. Pengaturan Rapat
    1. Penyelengaraan Rapat
      1. Direksi wajib mengadakan rapat Direksi bersama Dewan Komisaris secara berkala paling kurang 1 (satu) kali dalam 4 (empat) bulan.
      2. Direksi wajib mengadakan rapat Direksi secara berkala paling kurang 1 (satu) kali dalam setiap bulan.
      3. Rapat Direksi dapat dilangsungkan apabila dihadiri mayoritas dari seluruh Anggota Direksi.
      4. Kehadiran Anggota Direksi dalam rapat wajib diungkapkan dalam laporan tahunan Perusahaan.
      5. Dalam hal terdapat rapat yang diselenggarakan di luar jadwal yang telah disusun, bahan rapat disampaikan kepada peserta rapat paling lambat sebelum rapat diselenggarakan.
      6. Rapat Direksi wajib diselenggarakan pada setiap pengambilan suatu kebijakan dan keputusan strategis yaitu keputusan yang dapat mempengaruhi keuangan Perusahaan secara signifikan dan/atau memiliki dampak yang berkesinambungan terhadap anggaran, SDM, Struktur Organisasi, dan/atau pihak ketiga.
      7. Rapat Direksi wajib dihadiri oleh seluruh Anggota Direksi secara fisik dan setiap ketidakhadiran harus dilengkapi surat tertulis dengan menyebutkan alasannya.
      8. Direksi harus menjadwalkan rapat Direksi dan rapat Direksi bersama Dewan Komisaris untuk tahun berikutnya sebelum berakhirnya tahun buku.
    2. Tempat Rapat Rapat Direksi diadakan di tempat kedudukan Perseroan atau tempat kegiatan usaha utama Perseroan, atau dimanapun juga dan berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat.
    3. Permintaan dan Pemanggilan Rapat
      1. Rapat Direksi dapat diadakan atas permintaan :
        1. Direktur Utama
        2. 1 (satu) orang atau lebih Anggota Direksi
        3. Rapat Dewan Komisaris
        4. Permintaan tertulis dari 1 (satu) orang atau lebih pemegang saham yang bersama-sama mewakili 1/10 (satu per sepuluh) atau lebih dari jumlah seluruh saham dengan hak suara.
      2. Pemanggilan Rapat dilakukan melalui undangan Rapat yang ditandatangani oleh Direktur Utama atau Direktur pengganti apabila Direktur Utama berhalangan.
      3. Undangan rapat dibuat oleh Corporate Secretary minimal 1 (satu) hari kerja sebelum pelaksanaan rapat. Undangan rapat berisi antara lain :
        1. Agenda Rapat;
        2. Tanggal dan Waktu;
        3. Tempat dan Penyelenggaraan Rapat.
      4. Corporate Secretary mengirimkan undangan rapat kepada Direksi dengan tanda terima. Tanda terima disimpan oleh Corporate Secretary.
      5. Rapat Direksi dapat dilakukan tanpa pemanggilan terlebih dahulu (dengan undangan rapat) dan dapat diadakan dimanapun juga serta berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat apabila semua Anggota Direksi dan pihak yang mengajukan rapat hadir atau diwakili.
      6. Agenda rapat ditetapkan berdasarkan hal-hal yang akan diajukan oleh pihak yang mengajukan rapat.
    4. Persiapan Pelaksanaan rapat
      1. Corporate Secretaryharus mempersiapkan peralatan yang diperlukan dalam Rapat Direksi antara lain :
        1. Materi presentasi (soft copy dan hard copy)
        2. Perlengkapan komputer, infocus, laser pointer, dll.
        3. Absensi.
      2. Materi yang akan dipresentasikan dalam rapat harus dikirim (dalam bentuk hard copy) bersamaan dengan pengiriman undangan rapat.
      3. Apabila materi yang akan dipersentasikan berasal dari Unit Kerja di bawah Direktur terkait, maka Unit Kerja tersebut harus mempersiapkan materi presentasi dan materi presentasi tersebut harus sudah mendapat persetujuan dari Direktur Terkait.
      4. Direktur Terkait harus menyampaikan secara tertulis Usulan Agenda rapat, Formulir tersebut harus ditandatangani oleh Direktur Terkait dan diserahkan kepada Corporate Secretary.
      5. Direksi harus memberitahukan Corporate Secretary apabila Direksi berhalangan hadir dalam rapat atau rapat dibatalkan paling lambat 1 (satu) hari sebelum penyelenggaraan Rapat Direksi.
      6. Corporate Secretary dapat bertindak sebagai Notulis dalam rapat.
      7. Selain Anggota Direksi, Notulis, dan undangan yang namanya tercantum dalam Undangan Rapat tidak diperbolehkan masuk ke dalam ruangan rapat.
    5. Pelaksanaan Rapat
      1. Rapat dipimpin oleh Direktur Utama. Apabila Direktur Utama berhalangan, maka dapat digantikan oleh seorang Anggota Direksi lainnya berdasarkan penunjukkan dari Direktur Utama.
      2. Jika terdapat hal mendesak sehingga ada staf/pejabat yang harus menemui Anggota Direksi yang sedang rapat, maka staf/pejabat tersebut harus meminta ijin terlebih dahulu kepada Corporate Secretary.
      3. Apabila terdapat Unit Kerja yang akan melakukan presentasi sesuai agenda rapat, maka Direktur dari Unit Kerja tersebut harus hadir pada saat presentasi. Apabila Direktur terkait berhalangan hadir, maka dapat digantikan oleh Direktur Pengganti (Alternate Director).
      4. Apabila terdapat agenda tambahan yang akan dipresentasikan dan agenda tersebut tidak termasuk dalam agenda rapat, maka materi tersebut harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari seluruh Direksi yang hadir dan hasil keputusannya harus dimasukkan ke dalam Risalah Rapat.
    6. Pengambilan Keputusan Rapat
      1. Pengambilan keputusan rapat Direksi dilakukan berdasarkan musyawarah mufakat.
      2. Rapat Direksi adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat apabila lebih dari ½ (satu per dua) dari jumlah Anggota Direksi hadir atau diwakili dalam rapat.
      3. Dalam hal tidak tercapai keputusan musyawarah mufakat, pengambilan keputusan dilakukan berdasarkan suara terbanyak.
      4. Segala keputusan rapat Direksi yang dilakukan bersifat mengikat bagi seluruh Anggota Direksi.
      5. Setiap Anggota Direksi yang hadir berhak mengeluarkan 1 (satu) suara dan tambahan 1 (satu) suara untuk setiap Anggota Direksi lain yang diwakilinya berdasarkan surat kuasa.
      6. Setiap Anggota Direksi dapat menyatakan perbedaan pendapat (dissenting opinions) dalam rapat dengan memberikan alasan perbedaan pendapat tersebut secara jelas.
      7. Setiap Anggota Direksi yang mempunyai benturan kepentingan dalam keputusan dimana keputusan tersebut terkait dengan kepentingan Perusahaan, maka Anggota Direksi tersebut tidak berhak untuk ikut dalam pemungutan suara.
      8. Pemungutan suara mengenai diri orang dilakukan dengan surat suara tertutup tanpa tanda tangan.
      9. Direksi dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan rapat Direksi yaitu dengan Keputusan Sirkuler.
      10. Keputusan yang diambil dengan cara di atas mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah dalam rapat Direksi.
    7. Risalah Rapat
      1. Hasil rapat Direksi wajib dituangkan dalam risalah rapat, ditandatangani oleh seluruh Anggota Direksi yang hadir, dan disampaikan kepada seluruh Anggota Direksi serta didokumentasikan secara baik, termasuk adanya perbedaan pendapat (dissenting opinions) dengan mencantumkan alasan perbedaan pendapatnya secara jelas.
      2. Hasil rapat Direksi bersama Dewan Komisaris wajib dituangkan dalam risalah rapat, ditandatangani oleh Anggota Direksi dan Anggota Dewan Komisaris yang hadir, dan disampaikan kepada seluruh Anggota Direksi dan Anggota Dewan Komisaris serta didokumentasikan secara baik, termasuk adanya perbedaan pendapat (dissenting opinions) dengan mencantumkan alasan perbedaan pendapatnya secara jelas.
      3. Dalam hal terdapat Anggota Direksi dan/atau Anggota Dewan Komisaris yang tidak menandatangani hasil rapat, yang bersangkutan wajib menyebutkan alasannya secara tertulis dalam surat tersendiri yang dilekatkan pada risalah rapat.
      4. Risalah rapat merupakan bukti yang sah untuk para Anggota Direksi dan peserta rapat lainnya.
      5. Risalah rapat harus dibuat maksimum 2 (dua) hari kerja setelah pelaksanaan rapat Direksi.
      6. Salinan risalah rapat yang telah ditandatangani harus didistribusikan kepada seluruh Anggota Direksi dengan amplop tertutup dan diberi catatan “Confidential“. Setiap peserta rapat dapat menyampaikan keberatan dan/atau usulan perbaikan dalam waktu 10 (sepuluh) hari sejak tanggal pengiriman.
      7. Corporate Secretary harus menyimpan risalah rapat asli secara tertib dalam kumpulan tahunan (hard copy dan soft copy).

Rapat Direksi Bersama Dewan Komisaris

  1. Pengaturan Rapat
    1. Penyelenggaraan Rapat
      1. Dewan Komisaris dengan Direksi wajib mengadakan rapat bersama secara berkala paling kurang 1 (satu) kali dalam 4 (empat) bulan.
      2. Kehadiran Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi dalam rapat wajib diungkapkan dalam laporan tahunan Perseroan.
      3. Direksi harus menjadwalkan rapat bersama Dewan Komisaris untuk tahun berikutnya sebelum berakhirnya tahun buku.
    2. Tempat Rapat Rapat Direksi Bersama Dewan Komisaris diadakan di tempat kedudukan Perseroan atau tempat kegiatan usaha utama Perseroan, atau dimanapun juga dan berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat.
    3. Permintaan dan Pemanggilan Rapat
      1. Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris dapat diadakan atas permintaan :
        1. Komisaris Utama.
        2. 2 (dua) orang atau lebih Anggota Dewan Komisaris.
        3. Direktur Utama.
        4. Rapat Dewan Komisaris.
        5. Usul dari Rapat Direksi.
        6. 2 (dua) orang atau lebih Anggota Direksi.
      2. Pemanggilan rapat dilakukan melalui undangan rapat yang ditandatangani oleh Komisaris Utama atau Direktur Utama apabila Komisaris Utama berhalangan.
      3. Undangan rapat dibuat oleh Corporate Secretary minimal 1 (satu) hari kerja sebelum pelaksanaan rapat. Undangan rapat berisi antara lain :
        1. Agenda Rapat;
        2. Tanggal dan Waktu;
        3. Tempat dan Penyelenggaraan Rapat;
      4. Corporate Secretary mengirimkan undangan rapat kepada setiap Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi, dapat disampaikan secara langsung (fax, email) maupun dengan surat tertulis dengan mendapat tanda terima/konfirmasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan. Tanda terima/konfirmasi undangan rapat tersebut disimpan/dicatat dengan baik oleh Corporate Secretary.
      5. Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris dapat dilaksanakan walaupun Komisaris Utama tidak hadir yang tidak perlu dibuktikan dengan suatu surat tertulis, namun dengan syarat Anggota Dewan Komisaris yang hadir minimal ½ (satu per dua) bagian dari seluruh Anggota Dewan Komisaris yang sedang menjabat.
      6. Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris dapat dilakukan tanpa pemanggilan terlebih dahulu (dengan undangan rapat) dan dapat diadakan dimanapun juga serta berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat apabila:
        1. Semua Anggota Dewan Komisaris hadir atau diwakili berdasarkan surat kuasa kepada Anggota Dewan Komisaris lainnya;
        2. Semua Anggota Direksi hadir atau diwakili berdasarkan surat kuasa kepada Anggota Direksi lainnya;
        3. Pihak yang mengajukan rapat hadir atau diwakili.
      7. Agenda rapat ditetapkan berdasarkan hal-hal yang akan diajukan oleh pengaju rapat (Dewan Komisaris, Direksi, atau Pemegang saham).
    4. Persiapan Pelaksanaan Rapat
      1. Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris yang telah dijadwalkan sebelumnya, bahan rapat disampaikan kepada peserta paling lambat 5 (lima) hari sebelum rapat diselenggarakan.
      2. Corporate Secretary harus mempersiapkan peralatan yang diperlukan dalam Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris antara lain :
        1. Materi presentasi (soft copy dan hard copy)
        2. Materi presentasi harus sudah diterima oleh Corporate Secretary paling lambat 3 (tiga) hari sebelum rapat dilaksanakan, dan didistribusikan kepada peserta rapat 2 (dua) hari sebelum rapat dilaksanakan. Corporate Secretary harus menyimpan satu file dokumen materi presentasi ini.
        3. Perlengkapan komputer, infocus, laser pointer, dll.
        4. Apabila Agenda Rapat berasal dari permintaan Direksi, maka Direksi harus mengisi Formulir Usulan Agenda Rapat (Lampiran 1). Formulir ini harus ditandatangani oleh Direksi terkait dan diserahkan kepada Corporate Secretary.
      3. Apabila pengaju rapat membatalkan rapat, maka pembatalan tersebut harus diberitahukan kepada Corporate Secretary 2 (dua) hari kerja sebelum rapat diselenggarakan.
      4. Corporate Secretary dapat bertindak sebagai Notulis dalam rapat.
      5. Selain Anggota Dewan Komisaris, Anggota Direksi, Notulis, dan undangan yang namanya tercantum dalam Undangan Rapat, Staf/Pejabat lain tidak diperbolehkan untuk masuk ke dalam ruangan rapat kecuali atas persetujuan peserta rapat.
    5. Pelaksanaan Rapat
      1. Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris dipimpin oleh Komisaris Utama. Apabila Komisaris Utama berhalangan, maka dapat digantikan oleh seorang Anggota Dewan Komisaris lainnya berdasarkan penunjukkan dari Komisaris Utama.
      2. Jika terdapat hal mendesak sehingga ada staf/pejabat yang harus menemui Anggota Dewan Direksi/Anggota Direksi yang sedang rapat, maka staf/pejabat tersebut harus meminta ijin terlebih dahulu kepada Corporate Secretary.
      3. Apabila terdapat Unit Kerja yang akan melakukan presentasi sesuai agenda rapat, maka Direktur dari Unit Kerja tersebut harus hadir pada saat presentasi. Apabila Direktur terkait berhalangan hadir, maka dapat digantikan oleh Direktur Pengganti (Alternate Director).
      4. Apabila terdapat agenda tambahan yang akan dipresentasikan dan agenda tersebut tidak termasuk dalam agenda rapat, maka materi tersebut harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari seluruh Dewan Komisaris dan Direksi yang hadir dan hasil keputusannya harus dimasukkan ke dalam Risalah Rapat.
    6. Pengambilan Keputusan Rapat
      1. Pengambilan keputusan Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris dilakukan berdasarkan musyawarah mufakat.
      2. Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat apabila lebih dari 1/2 (satu per dua) dari jumlah Anggota Dewan Komisaris serta lebih dari 1/2 (satu per dua) dari jumlah Anggota Direksi hadir atau diwakili dalam rapat.
    7. Risalah Rapat
      1. Hasil Rapat Direksi Bersama Dewan Komisaris wajib dituangkan dalam risalah rapat dibuat maksimum 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan rapat, ditandatangani oleh Anggota Direksi dan Anggota Dewan Komisaris yang hadir, dan disampaikan kepada seluruh Anggota Direksi dan Anggota Dewan Komisaris.
      2. Dalam hal terdapat Anggota Direksi dan/atau Anggota Dewan Komisaris yang tidak menandatangani hasil rapat bersama, yang bersangkutan wajib menyebutkan alasannya secara tertulis dalam surat tersendiri yang dilekatkan pada risalah rapat.
      3. Corporate Secretary harus menyimpan hasil rapat bersama asli secara tertib dalam kumpulan tahunan (hard copy dan soft copy)

Sesuai Peraturan Bapepam No.IX.I.7 tentang Pembentukan dan Pedoman Penyusunan Piagam Unit Audit Internal, Perusahaan telah membentuk Unit Audit Internal per tanggal 7 Desember 2009. Unit Audit Internal dibentuk untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan kegiatan Perusahaan termasuk tata kelola manajemen risiko. Unit Internal Audit bersifat netral dan beroperasi secara independen dari kegiatan usaha lainnya dalam Perusahaan.

Tugas dan tanggung jawab Unit Audit Internal mencakup antara lain, penyusunan dan pelaksanaan Rencana Audit Internal Tahunan, serta menguji, mengevaluasi dan mengimplementasikan pengendalian internal dan sistem manajemen risiko. Unit Audit Internal juga melaksanakan evaluasi dan penilaian atas berbagai fungsi kunci dalam perusahaan termasuk di bidang keuangan, akuntansi, operasional, sumber daya manusia, pemasaran dan teknologi informasi. Tanggung jawabnya yang lain adalah melakukan audit investigasi, bila perlu untuk mengamankan kepentingan Perusahaan.

Unit Audit Internal juga memantau, menganalisa dan melaporkan proses tindak lanjut untuk memastikan penemuan audit internal dan rekomendasi yang terkait telah tertangani. Dalam melaksanakan tanggung jawabnya Unit Audit Internal bekerja sama dengan Komite Audit.

Independensi, integritas, jujur dan objektif serta mutu pelaksanaan audit selalu menjunjung Kode Etik sebagai Auditor Internal. Seluruh hasil Audit diserahkan kepada unit organisasi untuk dievaluasi – dan juga kepada Presiden Direktur serta Dewan Komisaris.

Terhitung sejak 7 Desember 2009, Unit Audit Internal Perusahaan dipimpin oleh Jeanne Widjaja yang ditunjuk berdasarkan Surat Keputusan Presiden Direktur Perusahaan No. 286/PERS/KET/MAP/XII/2009.

Jeanne Widjaja. Warga Negara Indonesia, lahir pada tahun 1960. Bergabung dengan Perusahaan sejak tahun 1990 hingga sekarang. Menjabat sebagai Kepala Unit Audit Internal sejak tahun 2009. Sebelumnya sempat menjabat sebagai Asisten Manajer Keuangan dan Akuntansi di PT Jembatan Emas Buana sejak tahun 1988 sampai dengan 1990 dan Supervisor Office Finance & Accounting di PT Alam Raya Group sejak tahun 1984 sampai tahun 1988. Memperoleh gelar Sarjana Akuntansi dari Universitas Katolik Atma Jaya pada tahun 1985.