Good Corporate Governance

Komite Audit

Peran Komite Audit adalah untuk mendukung kinerja Dewan Komisaris dalam melaksanakan fungsi pengawasan sesuai dengan ketentuan yang berlaku dari serta Peraturan Otoritas Jasa Keuangan Nomor 55/POJK.04/2015 tanggal 29 Desember 2015 tentang Pembentukan dan Pedoman Pelaksanaan Kerja Komite Audit serta Bursa Efek Indonesia yang merujuk kepada integritas laporan keuangan, manajemen risiko dan pengendalian internal; kepatuhan kepada hukum dan peraturan lainnya; kinerja, kualifikasi, serta independensi auditor eksternal dan kinerja fungsi audit internal. Komite Audit melaksanakan fungsinya secara independen.

Anggota Komite Audit Perusahaan dipilih oleh Dewan Komisaris. Ketua Komite Audit juga merupakan Komisaris Independen Perusahaan dan bertanggungjawab secara langsung kepada Dewan Komisaris. Seluruh anggota Komite Audit menghadiri pertemuan intensif yang dijadwalkan sekali setiap kuartal (4 kali setahun) untuk mengkaji keefektifan fungsi audit internal, penerapan audit oleh auditor eksternal, mengkaji seluruh laporan keuangan serta melakukan evaluasi efektifitas pengendalian internal, sebagaimana ditentukan dalam Piagam Komite Audit.

Pada tahun 2022, para anggota Komite Audit terdiri dari:

Sri Indrastuti Hadiputranto (Ketua)

Warga negara Indonesia, lahir pada 29 Oktober 1943. Beliau meraih gelar Sarjana Hukum dari Universitas Indonesia pada tahun 1970 dan gelar Master of Law dari The University of Washington, Amerika Serikat, pada tahun 1981. Sejak tahun 2020, menjabat sebagai Presiden Komisaris Independen Perusahaan.

Suwandi (Anggota)

Warga negara Indonesia, lahir pada 6 April 1978. Meraih gelar Sarjana dari Fakultas Ekonomi, jurusan Akuntansi pada tahun 2000 dari Universitas Tarumanegara. Sejak tahun 2022 menjadi anggota Komite Audit Perusahaan.

Imam Sugiarto (Anggota)

Warga negara Indonesia, lahir pada 15 Juli 1959. Beliau meraih Diploma di bidang Akuntansi pada tahun 1988 dari Sekolah Tinggi Akuntansi Negara. Sejak tahun 2020 menjabat sebagai anggota Komite Audit Perusahaan.

Selama tahun 2022 Komite Audit telah menjalankan fungsi dan tanggung jawabnya sesuai dengan yang tertera dalam Piagam Komite Audit.

Pengangkatan Ketua dan Anggota Komite Audit Perusahaan adalah berdasarkan Berita Acara Rapat Dewan Komisaris pada tanggal 2 September 2022. Masa jabatan anggota Komite Audit pada periode ini akan berakhir pada penutupan RUPS Tahunan 2024. Komite Audit tidak mengikuti program pelatihan/ pengembangan kompetensi selama tahun 2022.

RISIKO DAN PENANGANANNYA

Usaha MAP berhadapan dengan sejumlah risiko. Oleh karena itu sangatlah penting bagi Perusahaan melakukan identifikasi dan mengendalikan risiko ini untuk mengoptimalkan nilai pemegang saham dan memastikan bahwa sebuah sistem evaluasi tersedia untuk secara efektif mengatasi risiko tanpa menghambat fleksibilitas dan operasi bisnis.

Berikut ini adalah faktor risiko utama yang terkait dengan Perusahaan. Risiko-risiko tambahan yang saat ini belum diketahui Perusahaan, atau saat ini dianggap kurang berpengaruh, juga bisa menimbulkan dampak negatif kepada Perusahaan.

Risiko Ekonomi

Usaha MAP rentan terhadap kondisi ekonomi domestik, regional dan global. Perubahan tingkat kepercayaan konsumen dan kesehatan ekonomi dapat memiliki pengaruh merugikan terhadap bisnis dalam banyak cara, termasuk melemahnya permintaan  untuk produk kami, dan akhirnya, melemahnya kinerja keuangan Perusahaan.

WHISTLEBLOWING SYSTEM

Untuk mendorong berjalannya tata kelola yang baik, perusahaan menyediakan sistem pelaporan yang dapat digunakan oleh seluruh karyawan untuk melaporkan kecurigaan atau pelanggaran-pelanggaran dari kode etik. Perusahaan mendorong seluruh karyawan agar tidak ragu dalam melaporkan tindakan pencurian, pelecehan, perundungan, pemalsuan dokumen, dan pelanggaran kode etik lainnya.

Laporan dapat disampaikan oleh karyawan melalui hotline, whatsapp, atau email yang sudah disosialisasikan kepada karyawan. Perusahaan menjamin kerahasiaan identitas pelapor dan isi laporan, serta menjamin bahwa semua pelapor akan terbebas dari intimitasi, pemecatan, diskriminasi, atau tindakan merugikan lain yang timbul dari laporannya tersebut.

Laporan dari sistem whistleblower akan diterima oleh tim whistleblower, yang akan melakukan investigasi terhadap seluruh laporan yang diterima untuk menentukan keakuratan dari informasi yang diberikan pelapor. Apabila laporan terbukti akurat dan terdapat pelanggaran kode etik, tim whistleblower, bersama dengan tim Human Capital, tim Operation, dan tim Industrial Relation akan melaksanakan investigasi lanjutan untuk menentukan apakah kasus yang bersangkutan dapat diselesaikan secara internal melalui pemberian sanksi, atau perlu untuk dilimpahkan kepada pihak berwajib.

Pengaduan dan Tindak lanjutnya

Sepanjang tahun 2022, Perusahaan tidak menerima aduan yang diajukan melalui whistleblowing system.

Komite Nominasi dan Remunerasi

Komite Remunerasi dan Nominasi

Perusahaan membentuk Komite Nominasi dan Remunerasi sesuai dengan Keputusan Dewan Komisaris tanggal 6 Maret 2015 tentang Pengangkatan dan Pembentukan Anggota Baru Komite Nominasi dan Remunerasi. Dengan pembentukan Komite Nominasi dan Remunerasi tersebut, maka Perusahaan telah menunjukkan kepatuhan terhadap peraturan yang berlaku, terutama terkait dengan Peraturan OJK No. 34/POJK.04/2014 tanggal 8 Desember 2014, tentang Komite Nominasi dan Remunerasi Emiten atau Perusahaan Publik.

Pembentukan Komite Nominasi dan Remunerasi dimaksudkan sebagai wujud dukungan terhadap fungsi pengawasan atas penerapan kebijakan nominasi dan remunerasi Direksi, Tim Manajemen dan karyawan.

Perusahaan memastikan bahwa seluruh anggota Komite Nominasi dan Remunerasi selalu bertindak secara independen dan tidak memiliki hubungan keuangan dengan Perusahaan, kecuali remunerasi yang berhak dibayarkan atas jasanya sebagai anggota Komite Nominasi dan Remunerasi.

Sehubungan dengan kriteria dan peraturan pengangkatan anggota Komite Nominasi dan Remunerasi dibicarakan dan diputuskan dalam Rapat Umum Pemegang Saham.

a. Struktur dan Keanggotaan

Pada tahun 2022, struktur Komite Nominasi dan Remunerasi terdiri dari:

G.B.P.H. H. Prabukusumo, S.Psi (Ketua)

Warga negara Indonesia, kelahiran tahun 1954. Beliau memperoleh gelar Sarjana Psikologi dari Universitas Gajah Mada, Yogyakarta pada tahun 1996. Sejak 2018, menjabat sebagai Ketua Komite Nominasi & Remunerasi Perusahaan.

Johanes Ridwan (Anggota)

Warga negara Indonesia, kelahiran tahun 1965, Johanes Ridwan memperoleh gelar Sarjana dari Fakultas Hukum Universitas Indonesia pada tahun 1990.

Kiswati (Anggota)

Warga negara Indonesia kelahiran tahun 1965. Sebelum bergabung dengan MAP, Ibu Kiswati memegang posisi penting di perusahaan lain, termasuk PT Sulindafin dan PT Tolino. Gelar Sarjana diraihnya dari Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi YAI. Sejak 2018, menjabat sebagai anggota Komite Nominasi & Remunerasi Perusahaan.

Pengangkatan Ketua dan Anggota Komite Nominasi & Remunerasi Perusahaan adalah berdasarkan keputusan Dewan Komisaris PT Mitra Adiperkasa Tbk tanggal 8 November 2022. Komite Remunerasi dan Nominasi tidak mengikuti program pelatih/pengembangan kompetensi selama tahun 2022.

b. Tugas dan Tanggung Jawab

Sebagaimana ditentukan dalam Piagam Komite Nominasi dan Remunerasi, Komite Nominasi dan Remunerasi bertanggung jawab untuk:

I. Fungsi Nominasi:

1. Memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris terkait:

a. Komposisi dan proses nominasi jabatan anggota Direksi dan/atau Dewan Komisaris;

b. Kebijakan dan kriteria yang dibutuhkan dalam proses nominasi

c. Kebijakan evaluasi kinerja bagi anggota Direksi dan/atau Dewan Komisaris.

2. Membantu Dewan Komisaris melakukan evaluasi kinerja Direksi dan/atau Dewan Komisaris

3. Memberikan rekomendasi kepada Dewan Komisaris mengenai program pengembangan kemampuan anggota Direksi dan/atau Dewan Komisaris.

4. Melakukan telaah dan memberikan usulan calon anggota Direksi atau Dewan Komisaris yang memenuhi syarat untuk disampaikan ke RUPS.

II. Fungsi Remunerasi:

1. Membuat rekomendasi kepada Dewan Komisaris terkait:

a. Struktur remunerasi bagi anggota Direksi dan Dewan Komisaris

b. Kebijakan remunerasi bagi anggota Direksi dan Dewan Komisaris

c. Jumlah remunerasi bagi anggota Direksi dan Dewan Komisaris

2. Membantu Dewan Komisaris melakukan penilaian kinerja Direksi dan/atau Dewan Komisaris berikut dengan remunerasi mereka.

c. Frekuensi Rapat dan Kehadiran Komite Nominasi dan Remunerasi

Komite Nominasi dan Remunerasi bertemu 3 kali pada tahun 2022, dengan tingkat kehadiran mencapai 100%.

d. Penilaian Kinerja Anggota Dewan Komisaris dan Direksi

Komite Nominasi dan Remunerasi melakukan penilaian kinerja individual terhadap setiap anggota Dewan Komisaris dan Direksi setahun sekali.

e. Kebijakan Remunerasi Anggota Dewan Komisaris dan Direksi

Rapat Umum Pemegang Saham memberikan wewenang kepada Dewan Komisaris untuk merancang, membentuk dan mengimplementasi sistem remunerasi, termasuk honorarium, tunjangan, gaji, bonus dan remunerasi lain bagi anggota Direksi Perusahaan.

Faktor-faktor berikut termasuk dalam perhitungan remunerasi anggota Dewan Komisaris dan Direksi untuk tahun 2022, yang telah disetujui pada Rapat Umum Pemegang Saham Tahunan pada tanggal 28 Juli 2022: kinerja individual, pencapaian Perusahaan, tingkat kompetitif pasar, kemampuan keuangan Perusahaan, dan lain-lain.

Pada tahun 2022, total remunerasi untuk anggota Dewan Komisaris sebesar Rp11.284 juta dan untuk anggota Direksi dan personel kunci sebesar Rp352.569 juta.

Dewan Komisaris

1. Etika Kerja Dewan Komisaris dipilih dan diangkat oleh Rapat Umum Pemegang Saham dan oleh karenanya mewakili  kepentingan pemegang saham untuk mengawasi kebijakan Direksi dalam menjalankan Perusahaan, memberikan nasehat kepada Direksi, dan memastikan terselenggaranya pelaksanaan GCG dalam setiap kegiatan usaha Perusahaan pada seluruh tingkatan dan jenjang organisasi. Dalam melakukan pengawasan, Dewan Komisaris tidak terlibat dalam pengambilan keputusan kegiatan operasional Perusahaan, kecuali hal-hal yang diatur oleh Anggaran Dasar Perusahaan atau Peraturan Perundangan yang berlaku serta tidak meniadakan tanggung jawab Direksi atas pelaksanaan kepengurusan Perusahaan. Dewan Komisaris wajib melaksanakan tugas dan tanggung jawab secara independen dan dalam rangka mendukung efektifitas pelaksanaan tugas dan tanggung jawabnya tersebut wajib membentuk komite penunjang yang anggotanya berasal dari pihak independen. Keberadaan Komisaris Independen dan pihak independen dimaksudkan dapat menciptakan check and balance, menghindari benturan kepentingan (conflict of interest) dalam pelaksanaan tugasnya serta melindungi kepentingan Stakeholders khususnya pemilik dana dan pemegang saham minoritas.
2. Waktu Kerja Dewan Komisaris wajib menyediakan waktu yang cukup untuk melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya secara optimal. Indikator berdasarkan kehadiran yang bersangkutan sesuai waktu kerja yang telah ditetapkan serta tingkat kehadiran yang bersangkutan dalam rapat.
3. Pengaturan Rapat
   1. Penyelengaraan Rapat
      1. Dewan Komisaris wajib mengadakan rapat bersama Direksi secara berkala paling kurang 1 (satu) kali dalam 4 (empat) bulan
      2. Dewan Komisaris wajib mengadakan rapat paling kurang 1 (satu) kali dalam 2 (dua) bulan
      3. Rapat Dewan Komisaris dapat dilangsungkan apabila dihadiri mayoritas dari seluruh Anggota Dewan Komisaris. Kehadiran secara fisik seluruh Anggota Dewan Komisaris diutamakan dalam rangka evaluasi/penetapan kebijakan strategis dan evaluasi realisasi rencana bisnis Perusahaan.
      4. Kehadiran Anggota Dewan Komisaris dalam rapat wajib diungkapkan dalam laporan tahunan Perusahaan.
      5. Dalam hal Anggota Dewan Komisaris tidak dapat menghadiri rapat secara fisik, maka dapat menghadiri rapat melalui teknologi telekonferensi, dengan melengkapi:
         1. Dasar keputusan penyelenggaraan rapat dengan menggunakan teknologi telekonferensi;
         2. Bukti rekaman penyelenggaraan rapat;
         3. Risalah rapat ditandatangani oleh seluruh peserta yang hadir secara fisik maupun melalui teknologi telekonferensi.
      6. Dewan Komisaris harus menjadwalkan rapat Dewan Komisaris untuk tahun berikutnya sebelum berakhirnya tahun buku.
   2. Tempat Rapat Rapat Dewan Komisaris dapat diadakan di tempat kedudukan Perusahaan atau tempat kegiatan usaha utama Perusahaan.
   3. Permintaan dan Pemanggilan Rapat
      1. Yang dapat meminta diadakan Rapat Komisaris adalah :
         1. Komisaris Utama.
         2. 2 (dua) orang atau lebih Anggota Dewan Komisaris.
         3. Usul dari Rapat Direksi.
      2. Pemanggilan Rapat Dewan Komisaris dilakukan melalui undangan rapat yang ditanda tangani oleh Komisaris Utama atau jika berhalangan karena sebab apapun undangan rapat dapat ditandatangani oleh Anggota Dewan Komisaris lainnya.
      3. Undangan rapat dibuat oleh Corporate Secretary yang berisi antara lain :
         1. Agenda Rapat;
         2. Tanggal dan Waktu;
         3. Tempat dan Penyelenggaraan Rapat.
      4. Pengiriman undangan rapat kepada setiap Anggota Dewan Komisaris dapat disampaikan secara langsung (fax, email) maupun dengan surat tertulis dengan mendapat tanda terima/konfirmasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan. Tanda terima/konfirmasi undangan rapat tersebut disimpan/dicatat dengan baik oleh Corporate Secretary.
      5. Rapat Dewan Komisaris dapat dilaksanakan walaupun Komisaris Utama tidak hadir yang tidak perlu dibuktikan dengan suatu surat tertulis, namun dengan syarat Anggota Dewan Komisaris yang hadir minimal ½ (satu per dua) bagian dari seluruh Anggota Dewan Komisaris yang sedang menjabat.
      6. Rapat Dewan komisaris dapat dilakukan tanpa pemanggilan terlebih dahulu (dengan undangan rapat) dan dapat diadakan dimanapun juga serta berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat apabila semua Anggota Dewan Komisaris hadir atau diwakili berdasarkan surat kuasa kepada Anggota Dewan Komisaris lainnya.
      7. Agenda rapat ditetapkan berdasarkan hal-hal yang akan diajukan oleh pengaju rapat (Dewan Komisaris, Direksi, atau Pemegang Saham).
   4. Persiapan Pelaksanaan rapat
      1. Corporate Secretary harus mempersiapkan peralatan yang diperlukan dalam Rapat Dewan Komisaris antara lain :
         1. Materi presentasi (soft copy dan hard copy)
         2. Perlengkapan komputer, infocus, laser pointer, dll.
      2. Apabila Agenda Rapat berasal dari permintaan Direksi, maka Direksi harus menyampaikan Usulan Agenda Rapat secara tertulis dan ditandatangani oleh Direksi terkait untuk diserahkan kepada Corporate Secretary.
      3. Apabila pengaju rapat membatalkan rapat, maka pembatalan tersebut harus diberitahukan kepada Corporate Secretary secara tertulis 2 (dua) hari kerja sebelum rapat diselenggarakan.
      4. Corporate Secretary dapat bertindak sebagai Notulis dalam rapat.
      5. Selain Anggota Dewan Komisaris, Notulis, dan undangan yang namanya tercantum dalam Undangan Rapat, staf/Pejabat lain tidak diperbolehkan untuk masuk ke dalam ruangan rapat kecuali atas persetujuan peserta rapat.
   5. Pelaksanaan Rapat
      1. Rapat dipimpin oleh Komisaris Utama. Apabila Komisaris Utama berhalangan, maka dapat digantikan oleh seorang Anggota Dewan Komisaris yang dipilih dari Anggota Dewan Komisaris yang hadir.
      2. Apabila terdapat hal mendesak sehingga ada staf/pejabat yang harus menemui Anggota Dewan Komisaris yang sedang rapat, maka staf/pejabat tersebut harus meminta ijin terlebih dahulu melalui Corporate Secretary.
      3. Apabila terdapat Unit Kerja yang akan melakukan presentasi sesuai agenda rapat, maka Direktur dari Unit Kerja tersebut harus hadir pada saat presentasi. Apabila Direktur terkait berhalangan hadir, maka dapat digantikan oleh Direktur Pengganti (Alternate Director).
      4. Apabila terdapat agenda tambahan yang akan dipresentasikan, yang sebelumnya tidak tercantum dalam agenda rapat, maka harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari Dewan Komisaris yang hadir dan hasil keputusannya harus dimasukkan ke dalam risalah rapat.
   6. Pengambilan Keputusan Rapat
      1. Pengambilan keputusan rapat Dewan Komisaris dilakukan berdasarkan musyawarah mufakat.
      2. Rapat Dewan Komisaris adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat apabila lebih dari ½ (satu per dua) dari jumlah Anggota Dewan Komisaris hadir atau diwakili dalam rapat.
      3. Dalam hal tidak terjadi musyawarah mufakat, pengambilan keputusan dilakukan berdasarkan suara terbanyak. Keputusan rapat Komisaris diambil secara sah apabila disetujui oleh lebih dari 50% (lima puluh persen) dari jumlah Anggota yang hadir dan/atau diwakili dalam rapat. Apabila suara yang setuju dan tidak setuju berimbang, maka usul dianggap ditolak.
      4. Segala keputusan rapat Dewan Komisaris yang dilakukan, bersifat mengikat bagi seluruh Anggota Dewan Komisaris.
      5. Setiap Anggota Dewan Komisaris yang hadir berhak mengeluarkan 1 (satu) suara dan tambahan 1 (satu) suara untuk setiap Anggota Dewan Komisaris lain yang diwakilinya berdasarkan surat kuasa. Setiap Anggota Dewan Komisaris yang mempunyai benturan kepentingan tidak boleh ikut dalam pengambilan suara.
      6. Setiap Anggota Dewan Komisaris dapat menyatakan perbedaan pendapat (dissenting opinions) dalam rapat dengan memberikan alasan perbedaan pendapat tersebut secara jelas.
      7. Pemungutan suara mengenai diri orang dilakukan dengan surat suara tertutup tanpa tanda tangan.
      8. Dewan Komisaris dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan rapat Dewan Komisaris, dengan ketentuan semua Anggota Dewan Komisaris telah diberitahu secara tertulis dan semua Anggota Komisaris memberikan persetujuan mengenai usul yang diajukan secara tertulis dengan menandatangani persetujuan tersebut. Keputusan yang diambil dengan cara di atas mempunyai kekuatan yang sama dengan cara keputusan yang diambil dengan sah dalam rapat Dewan Komisaris.
   7. Risalah Rapat
      1. Setiap hasil rapat Dewan Komisaris wajib dituangkan dalam risalah rapat dan didokumentasikan secara baik, termasuk adanya perbedaan pendapat (dissenting opinions) dengan mencantumkan alasan perbedaan pendapatnya secara jelas.
      2. Risalah rapat harus dibuat maksimum 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan rapat Dewan Komisaris.
      3. Risalah rapat Dewan Komisaris harus ditanda tangani oleh ketua rapat dan salah seorang Anggota Dewan Komisaris yang ditunjuk untuk maksud tersebut pada rapat Komisaris.
      4. Salinan risalah rapat yang telah ditandatangani harus didistribusikan kepada seluruh Anggota Dewan Komisaris dengan amplop tertutup dan diberi catatan “Confidential“. Setiap Anggota Dewan Komisaris diberi kesempatan menyampaikan keberatan dan atau usulan perbaikan selambat-lambatnya dalam waktu 10 (sepuluh) hari sejak tanggal pengiriman.
      5. Corporate Secretary harus menyimpan risalah rapat asli secara tertib dalam kumpulan tahunan (hard copy dan soft copy).

Direksi

1. Etika Kerja Dewan Direksi merupakan lembaga kolektif yang bertanggung jawab penuh atas pengurusan perseroan untuk kepentingan dan tujuan perseroan serta mewakili perseroan baik di dalam maupun di luar pengadilan sesuai Anggaran Dasar Perseroan dan peraturan perundang-undangan yang berlaku. Dalam melaksanakan kepengurusan Perusahaan, setiap Anggota Direksi dilarang memberikan kuasa umum kepada pihak lain yang mengakibatkan pengalihan tugas dan fungsi Direksi serta wajib melaksanakan prinsip-prinsip GCG dalam setiap kegiatan usaha Perusahaan pada seluruh tingkatan atau jenjang organisasi, dengan membentuk satuan-satuan kerja yang dibutuhkan. Direksi wajib mempertanggungjawabkan pelaksanaan tugasnya kepada pemegang saham melalui Rapat Umum Pemegang Saham dengan komitmen, apabila terbukti melakukan kesalahan yang menimbulkan kerugian adalah menjadi tanggung jawab penuh secara pribadi.
2. Waktu Kerja Direksi pada prinsipnya berkomitmen menyediakan waktu kerja secara maksimal sehari-hari guna melaksanakan tugas dan tanggung jawabnya mengelola Perseroan.
3. Pengaturan Rapat
   1. Penyelengaraan Rapat
      1. Direksi wajib mengadakan rapat Direksi bersama Dewan Komisaris secara berkala paling kurang 1 (satu) kali dalam 4 (empat) bulan.
      2. Direksi wajib mengadakan rapat Direksi secara berkala paling kurang 1 (satu) kali dalam setiap bulan.
      3. Rapat Direksi dapat dilangsungkan apabila dihadiri mayoritas dari seluruh Anggota Direksi.
      4. Kehadiran Anggota Direksi dalam rapat wajib diungkapkan dalam laporan tahunan Perusahaan.
      5. Dalam hal terdapat rapat yang diselenggarakan di luar jadwal yang telah disusun, bahan rapat disampaikan kepada peserta rapat paling lambat sebelum rapat diselenggarakan.
      6. Rapat Direksi wajib diselenggarakan pada setiap pengambilan suatu kebijakan dan keputusan strategis yaitu keputusan yang dapat mempengaruhi keuangan Perusahaan secara signifikan dan/atau memiliki dampak yang berkesinambungan terhadap anggaran, SDM, Struktur Organisasi, dan/atau pihak ketiga.
      7. Rapat Direksi wajib dihadiri oleh seluruh Anggota Direksi secara fisik dan setiap ketidakhadiran harus dilengkapi surat tertulis dengan menyebutkan alasannya.
      8. Direksi harus menjadwalkan rapat Direksi dan rapat Direksi bersama Dewan Komisaris untuk tahun berikutnya sebelum berakhirnya tahun buku.
   2. Tempat Rapat Rapat Direksi diadakan di tempat kedudukan Perseroan atau tempat kegiatan usaha utama Perseroan, atau dimanapun juga dan berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat.
   3. Permintaan dan Pemanggilan Rapat
      1. Rapat Direksi dapat diadakan atas permintaan :
         1. Direktur Utama
         2. 1 (satu) orang atau lebih Anggota Direksi
         3. Rapat Dewan Komisaris
         4. Permintaan tertulis dari 1 (satu) orang atau lebih pemegang saham yang bersama-sama mewakili 1/10 (satu per sepuluh) atau lebih dari jumlah seluruh saham dengan hak suara.
      2. Pemanggilan Rapat dilakukan melalui undangan Rapat yang ditandatangani oleh Direktur Utama atau Direktur pengganti apabila Direktur Utama berhalangan.
      3. Undangan rapat dibuat oleh Corporate Secretary minimal 1 (satu) hari kerja sebelum pelaksanaan rapat. Undangan rapat berisi antara lain :
         1. Agenda Rapat;
         2. Tanggal dan Waktu;
         3. Tempat dan Penyelenggaraan Rapat.
      4. Corporate Secretary mengirimkan undangan rapat kepada Direksi dengan tanda terima. Tanda terima disimpan oleh Corporate Secretary.
      5. Rapat Direksi dapat dilakukan tanpa pemanggilan terlebih dahulu (dengan undangan rapat) dan dapat diadakan dimanapun juga serta berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat apabila semua Anggota Direksi dan pihak yang mengajukan rapat hadir atau diwakili.
      6. Agenda rapat ditetapkan berdasarkan hal-hal yang akan diajukan oleh pihak yang mengajukan rapat.
   4. Persiapan Pelaksanaan rapat
      1. Corporate Secretaryharus mempersiapkan peralatan yang diperlukan dalam Rapat Direksi antara lain :
         1. Materi presentasi (soft copy dan hard copy)
         2. Perlengkapan komputer, infocus, laser pointer, dll.
         3. Absensi.
      2. Materi yang akan dipresentasikan dalam rapat harus dikirim (dalam bentuk hard copy) bersamaan dengan pengiriman undangan rapat.
      3. Apabila materi yang akan dipersentasikan berasal dari Unit Kerja di bawah Direktur terkait, maka Unit Kerja tersebut harus mempersiapkan materi presentasi dan materi presentasi tersebut harus sudah mendapat persetujuan dari Direktur Terkait.
      4. Direktur Terkait harus menyampaikan secara tertulis Usulan Agenda rapat, Formulir tersebut harus ditandatangani oleh Direktur Terkait dan diserahkan kepada Corporate Secretary.
      5. Direksi harus memberitahukan Corporate Secretary apabila Direksi berhalangan hadir dalam rapat atau rapat dibatalkan paling lambat 1 (satu) hari sebelum penyelenggaraan Rapat Direksi.
      6. Corporate Secretary dapat bertindak sebagai Notulis dalam rapat.
      7. Selain Anggota Direksi, Notulis, dan undangan yang namanya tercantum dalam Undangan Rapat tidak diperbolehkan masuk ke dalam ruangan rapat.
   5. Pelaksanaan Rapat
      1. Rapat dipimpin oleh Direktur Utama. Apabila Direktur Utama berhalangan, maka dapat digantikan oleh seorang Anggota Direksi lainnya berdasarkan penunjukkan dari Direktur Utama.
      2. Jika terdapat hal mendesak sehingga ada staf/pejabat yang harus menemui Anggota Direksi yang sedang rapat, maka staf/pejabat tersebut harus meminta ijin terlebih dahulu kepada Corporate Secretary.
      3. Apabila terdapat Unit Kerja yang akan melakukan presentasi sesuai agenda rapat, maka Direktur dari Unit Kerja tersebut harus hadir pada saat presentasi. Apabila Direktur terkait berhalangan hadir, maka dapat digantikan oleh Direktur Pengganti (Alternate Director).
      4. Apabila terdapat agenda tambahan yang akan dipresentasikan dan agenda tersebut tidak termasuk dalam agenda rapat, maka materi tersebut harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari seluruh Direksi yang hadir dan hasil keputusannya harus dimasukkan ke dalam Risalah Rapat.
   6. Pengambilan Keputusan Rapat
      1. Pengambilan keputusan rapat Direksi dilakukan berdasarkan musyawarah mufakat.
      2. Rapat Direksi adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat apabila lebih dari ½ (satu per dua) dari jumlah Anggota Direksi hadir atau diwakili dalam rapat.
      3. Dalam hal tidak tercapai keputusan musyawarah mufakat, pengambilan keputusan dilakukan berdasarkan suara terbanyak.
      4. Segala keputusan rapat Direksi yang dilakukan bersifat mengikat bagi seluruh Anggota Direksi.
      5. Setiap Anggota Direksi yang hadir berhak mengeluarkan 1 (satu) suara dan tambahan 1 (satu) suara untuk setiap Anggota Direksi lain yang diwakilinya berdasarkan surat kuasa.
      6. Setiap Anggota Direksi dapat menyatakan perbedaan pendapat (dissenting opinions) dalam rapat dengan memberikan alasan perbedaan pendapat tersebut secara jelas.
      7. Setiap Anggota Direksi yang mempunyai benturan kepentingan dalam keputusan dimana keputusan tersebut terkait dengan kepentingan Perusahaan, maka Anggota Direksi tersebut tidak berhak untuk ikut dalam pemungutan suara.
      8. Pemungutan suara mengenai diri orang dilakukan dengan surat suara tertutup tanpa tanda tangan.
      9. Direksi dapat juga mengambil keputusan yang sah tanpa mengadakan rapat Direksi yaitu dengan Keputusan Sirkuler.
      10. Keputusan yang diambil dengan cara di atas mempunyai kekuatan yang sama dengan keputusan yang diambil dengan sah dalam rapat Direksi.
   7. Risalah Rapat
      1. Hasil rapat Direksi wajib dituangkan dalam risalah rapat, ditandatangani oleh seluruh Anggota Direksi yang hadir, dan disampaikan kepada seluruh Anggota Direksi serta didokumentasikan secara baik, termasuk adanya perbedaan pendapat (dissenting opinions) dengan mencantumkan alasan perbedaan pendapatnya secara jelas.
      2. Hasil rapat Direksi bersama Dewan Komisaris wajib dituangkan dalam risalah rapat, ditandatangani oleh Anggota Direksi dan Anggota Dewan Komisaris yang hadir, dan disampaikan kepada seluruh Anggota Direksi dan Anggota Dewan Komisaris serta didokumentasikan secara baik, termasuk adanya perbedaan pendapat (dissenting opinions) dengan mencantumkan alasan perbedaan pendapatnya secara jelas.
      3. Dalam hal terdapat Anggota Direksi dan/atau Anggota Dewan Komisaris yang tidak menandatangani hasil rapat, yang bersangkutan wajib menyebutkan alasannya secara tertulis dalam surat tersendiri yang dilekatkan pada risalah rapat.
      4. Risalah rapat merupakan bukti yang sah untuk para Anggota Direksi dan peserta rapat lainnya.
      5. Risalah rapat harus dibuat maksimum 2 (dua) hari kerja setelah pelaksanaan rapat Direksi.
      6. Salinan risalah rapat yang telah ditandatangani harus didistribusikan kepada seluruh Anggota Direksi dengan amplop tertutup dan diberi catatan “Confidential“. Setiap peserta rapat dapat menyampaikan keberatan dan/atau usulan perbaikan dalam waktu 10 (sepuluh) hari sejak tanggal pengiriman.
      7. Corporate Secretary harus menyimpan risalah rapat asli secara tertib dalam kumpulan tahunan (hard copy dan soft copy).

Rapat Direksi Bersama Dewan Komisaris

1. Pengaturan Rapat
   1. Penyelenggaraan Rapat
      1. Dewan Komisaris dengan Direksi wajib mengadakan rapat bersama secara berkala paling kurang 1 (satu) kali dalam 4 (empat) bulan.
      2. Kehadiran Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi dalam rapat wajib diungkapkan dalam laporan tahunan Perseroan.
      3. Direksi harus menjadwalkan rapat bersama Dewan Komisaris untuk tahun berikutnya sebelum berakhirnya tahun buku.
   2. Tempat Rapat Rapat Direksi Bersama Dewan Komisaris diadakan di tempat kedudukan Perseroan atau tempat kegiatan usaha utama Perseroan, atau dimanapun juga dan berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat.
   3. Permintaan dan Pemanggilan Rapat
      1. Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris dapat diadakan atas permintaan :
         1. Komisaris Utama.
         2. 2 (dua) orang atau lebih Anggota Dewan Komisaris.
         3. Direktur Utama.
         4. Rapat Dewan Komisaris.
         5. Usul dari Rapat Direksi.
         6. 2 (dua) orang atau lebih Anggota Direksi.
      2. Pemanggilan rapat dilakukan melalui undangan rapat yang ditandatangani oleh Komisaris Utama atau Direktur Utama apabila Komisaris Utama berhalangan.
      3. Undangan rapat dibuat oleh Corporate Secretary minimal 1 (satu) hari kerja sebelum pelaksanaan rapat. Undangan rapat berisi antara lain :
         1. Agenda Rapat;
         2. Tanggal dan Waktu;
         3. Tempat dan Penyelenggaraan Rapat;
      4. Corporate Secretary mengirimkan undangan rapat kepada setiap Anggota Dewan Komisaris dan Anggota Direksi, dapat disampaikan secara langsung (fax, email) maupun dengan surat tertulis dengan mendapat tanda terima/konfirmasi sekurang-kurangnya 3 (tiga) hari sebelum rapat diadakan. Tanda terima/konfirmasi undangan rapat tersebut disimpan/dicatat dengan baik oleh Corporate Secretary.
      5. Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris dapat dilaksanakan walaupun Komisaris Utama tidak hadir yang tidak perlu dibuktikan dengan suatu surat tertulis, namun dengan syarat Anggota Dewan Komisaris yang hadir minimal ½ (satu per dua) bagian dari seluruh Anggota Dewan Komisaris yang sedang menjabat.
      6. Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris dapat dilakukan tanpa pemanggilan terlebih dahulu (dengan undangan rapat) dan dapat diadakan dimanapun juga serta berhak mengambil keputusan yang sah dan mengikat apabila:
         1. Semua Anggota Dewan Komisaris hadir atau diwakili berdasarkan surat kuasa kepada Anggota Dewan Komisaris lainnya;
         2. Semua Anggota Direksi hadir atau diwakili berdasarkan surat kuasa kepada Anggota Direksi lainnya;
         3. Pihak yang mengajukan rapat hadir atau diwakili.
      7. Agenda rapat ditetapkan berdasarkan hal-hal yang akan diajukan oleh pengaju rapat (Dewan Komisaris, Direksi, atau Pemegang saham).
   4. Persiapan Pelaksanaan Rapat
      1. Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris yang telah dijadwalkan sebelumnya, bahan rapat disampaikan kepada peserta paling lambat 5 (lima) hari sebelum rapat diselenggarakan.
      2. Corporate Secretary harus mempersiapkan peralatan yang diperlukan dalam Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris antara lain :
         1. Materi presentasi (soft copy dan hard copy)
         2. Materi presentasi harus sudah diterima oleh Corporate Secretary paling lambat 3 (tiga) hari sebelum rapat dilaksanakan, dan didistribusikan kepada peserta rapat 2 (dua) hari sebelum rapat dilaksanakan. Corporate Secretary harus menyimpan satu file dokumen materi presentasi ini.
         3. Perlengkapan komputer, infocus, laser pointer, dll.
         4. Apabila Agenda Rapat berasal dari permintaan Direksi, maka Direksi harus mengisi Formulir Usulan Agenda Rapat (Lampiran 1). Formulir ini harus ditandatangani oleh Direksi terkait dan diserahkan kepada Corporate Secretary.
      3. Apabila pengaju rapat membatalkan rapat, maka pembatalan tersebut harus diberitahukan kepada Corporate Secretary 2 (dua) hari kerja sebelum rapat diselenggarakan.
      4. Corporate Secretary dapat bertindak sebagai Notulis dalam rapat.
      5. Selain Anggota Dewan Komisaris, Anggota Direksi, Notulis, dan undangan yang namanya tercantum dalam Undangan Rapat, Staf/Pejabat lain tidak diperbolehkan untuk masuk ke dalam ruangan rapat kecuali atas persetujuan peserta rapat.
   5. Pelaksanaan Rapat
      1. Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris dipimpin oleh Komisaris Utama. Apabila Komisaris Utama berhalangan, maka dapat digantikan oleh seorang Anggota Dewan Komisaris lainnya berdasarkan penunjukkan dari Komisaris Utama.
      2. Jika terdapat hal mendesak sehingga ada staf/pejabat yang harus menemui Anggota Dewan Direksi/Anggota Direksi yang sedang rapat, maka staf/pejabat tersebut harus meminta ijin terlebih dahulu kepada Corporate Secretary.
      3. Apabila terdapat Unit Kerja yang akan melakukan presentasi sesuai agenda rapat, maka Direktur dari Unit Kerja tersebut harus hadir pada saat presentasi. Apabila Direktur terkait berhalangan hadir, maka dapat digantikan oleh Direktur Pengganti (Alternate Director).
      4. Apabila terdapat agenda tambahan yang akan dipresentasikan dan agenda tersebut tidak termasuk dalam agenda rapat, maka materi tersebut harus mendapat persetujuan terlebih dahulu dari seluruh Dewan Komisaris dan Direksi yang hadir dan hasil keputusannya harus dimasukkan ke dalam Risalah Rapat.
   6. Pengambilan Keputusan Rapat
      1. Pengambilan keputusan Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris dilakukan berdasarkan musyawarah mufakat.
      2. Rapat Direksi bersama Dewan Komisaris adalah sah dan berhak mengambil keputusan yang mengikat apabila lebih dari 1/2 (satu per dua) dari jumlah Anggota Dewan Komisaris serta lebih dari 1/2 (satu per dua) dari jumlah Anggota Direksi hadir atau diwakili dalam rapat.
   7. Risalah Rapat
      1. Hasil Rapat Direksi Bersama Dewan Komisaris wajib dituangkan dalam risalah rapat dibuat maksimum 3 (tiga) hari kerja setelah pelaksanaan rapat, ditandatangani oleh Anggota Direksi dan Anggota Dewan Komisaris yang hadir, dan disampaikan kepada seluruh Anggota Direksi dan Anggota Dewan Komisaris.
      2. Dalam hal terdapat Anggota Direksi dan/atau Anggota Dewan Komisaris yang tidak menandatangani hasil rapat bersama, yang bersangkutan wajib menyebutkan alasannya secara tertulis dalam surat tersendiri yang dilekatkan pada risalah rapat.
      3. Corporate Secretary harus menyimpan hasil rapat bersama asli secara tertib dalam kumpulan tahunan (hard copy dan soft copy)

Unit Audit Internal

Sesuai Peraturan Bapepam – LK No. IX. I. 7 tentang Pembentukan dan Pedoman Penyusunan Piagam Unit Audit Internal, Perusahaan telah membentuk Unit Audit Internal per tanggal 7 Desember 2009. Unit Audit Internal dibentuk untuk meningkatkan efisiensi dan efektifitas pelaksanaan kegiatan Perusahaan termasuk tata kelola manajemen risiko. Unit Internal Audit bersifat netral dan beroperasi secara independen dari kegiatan usaha lainnya dalam Perusahaan.

Diatur di dalam Piagam Unit Internal Audit, tugas dan tanggung jawab Unit Audit Internal mencakup antara lain, penyusunan dan pelaksanaan Rencana Audit Internal Tahunan, serta menguji, mengevaluasi dan menerapkan pengendalian internal dan sistem manajemen risiko. Unit Audit Internal juga melaksanakan evaluasi dan penilaian atas berbagai fungsi utama dalam Perusahaan termasuk di bidang keuangan, akuntansi, operasional, sumber daya manusia, pemasaran dan teknologi informasi. Tanggung jawabnya yang lain adalah melakukan audit investigasi, apabila diperlukan untuk mengamankan kepentingan Perusahaan.

Unit Audit Internal juga memantau, menganalisa dan melaporkan proses tindak lanjut untuk memastikan penemuan audit internal dan rekomendasi yang terkait telah tertangani. Unit Audit Internal bertanggung jawab langsung kepada Presiden Direktur atas pelaksanaan tugasnya. Dalam melaksanakan tanggung jawabnya Unit Audit Internal bekerja sama dengan Komite Audit.

Independensi, integritas, kejujuran dan objektifitas serta mutu pelaksanaan audit selalu menjunjung Kode Etik sebagai Auditor Internal. Seluruh hasil audit diserahkan kepada unit organisasi untuk dievaluasi – dan juga kepada Presiden Direktur serta Dewan Komisaris.

Trisnowibowo

Warga negara Indonesia kelahiran tahun 1959, Bapak Trisnowibowo saat ini menjabat sebagai Auditor Internal Perusahaan. Sebelum bergabung dengan MAP, Bapak Trisnowibowo memegang posisi penting di Badan Pengawasan Keuangan dan Pembangunan (1983 – 2000) dan di Departemen Keuangan – Direktorat Jenderal Pengawasan Keuangan Negara (1981 – 1983). Beliau memperoleh gelar MBA dari University of New Brunswick, dan gelar D4 diraihnya dari Sekolah Tinggi Akuntansi Negara (STAN).

Pengangkatan Unit Audit Internal Perusahaan adalah berdasarkan Surat Keputusan Presiden Direktur No. 001/PERS/KET/MAP/I/2016 tanggal 3 Januari 2016. Penunjukannya sebagai Ketua Unit Audit Internal berdasarkan pendidikan dan pengalaman kerjanya di bidang terkait.

Unit Internal Audit  tidak mengikuti program pelatihan/pengembangan kompetensi selama tahun 2022.

Tinjauan Efektivitas Unit Audit Internal

Kegiatan audit internal kami pada tahun 2022 meliputi tinjuan dari gerai-gerai dan gudang MAP terkait: Inventory / Merchandise, Perhitungan Kas (Petty Cash dan Cash Register), Aset Tetap, Gift Voucher (untuk gerai-gerai yang menjual Gift Voucher) dan General Store Operations seperti kondisi gerai, penampilan staf di gerai dan juga kegiatan administrasi di gerai-gerai. Secara keseluruhan, rata-rata kami melakukan dua sampai tiga kali audit internal untuk gerai-gerai, dan satu kali untuk gudang di 2022. Audit ini dilakukan tanpa pemberitahuan sebelumnya untuk meminimalkan penipuan, selain itu audit tambahan dilakukan agar gerai-gerai bisa meminimalkan hilangnya stok barang.

Tindak lanjut atas investigasi dilakukan terhadap beragam stok barang dan pertanggungjawaban gerai-gerai atas stok barang yang hilang. Untuk memastikan transparansi dan akuntabilitas yang lebih baik, audit tambahan dilakukan atas permintaan manajemen dan apabila diperlukan. Hasil audit secara keseluruhan pada tahun 2022 cukup memuaskan, sejalan dengan ekspektasi perusahaan. Meskipun tinjauan secara umum dari sebagian besar gerai kami positif dan memiliki keterlibatan pelanggan yang kuat, namun kami terus mencari cara untuk memperkuat pengendalian internal Perusahaan.

Pengawasan Internal

Merupakan hal yang penting bagi Perusahaan untuk membentuk dan senantiasa menerapkan sebuah sistem pengendalian internal di lingkungan bisnisnya. Bagi Perusahaan, sistem pengendalian internal adalah bagian dari infrastruktur tata kelola perusahaan, yang dibangun dalam rangka mencegah indikasi tindakan penyimpangan di Perusahaan serta memastikan pencapaian kinerja yang efektif dan efisien, termasuk kehandalan pelaporan keuangan, keamanan aset, dan kepatuhan terhadap peraturan perundang-undangan yang berlaku. Langkah antisipatif kemudian akan diambil melalui peningkatan dan penguatan penerapan pengendalian internal.